Агентский договор на организацию выставки

Агентский договор

Город Москва, Россия

Настоящий Договор совершен между:

Общество с ограниченной ответственностью «_________», юридическое лицо, созданное и существующее по законодательству Италии, имеющим свое зарегистрированное место нахождения по адресу: ___________, в лице  _______________, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Принципал»

и

Общество с ограниченной ответственностью «___________» юридическое лицо, созданное и существующее по законодательству Российской Федерации, имеющим свое зарегистрированное место нахождения по адресу: ___________ в лице ___________, действующей на основании Устава именуемое в дальнейшем «Агент»

Принципал является коммерческой организацией; 

Агент готов действовать в качестве такого представителя ПРИНЦИПАЛА на определенных в настоящем договоре условиях

договорились о следующем:

1.         Предмет Договора

1.1. В соответствии с настоящим Договором Агент обязуется за вознаграждение, от своего имени, по поручению и за счет Принципала, осуществлять юридические и фактические действия по:

1. организации выставок, в частности: 

1.1. координация работы секретариата  выставки ___________;

1.2. организация бухгалтерского обслуживания мероприятий связанных с организацией выставок;

1.3. организация охраны и обеспечение необходимого сервиса на выставках;

1.4. установка и разборка экспозиций выставок, поддержание Помещения, в котором проводится выставка в надлежащем состоянии, включая  уборку данного Помещения;    

1.5. осуществление оплат государственным и муниципальным органам, при необходимости;

1.6. осуществление иных действие и заключение иных договоров необходимых для организации выставок;

1.7. организации презентаций, встреч, переговоров, рекламных акций, конференций и семинаров, а также реализации иных услуг и прочих мероприятий, способствующих привлечению клиентов для реализации услуг и товаров Принципала на территории Российской Федерации, поиск потенциальных потребителей (заказчиков, покупателей) в отношении товаров, передавая Принципалу сведения о найденных им клиентах и заказах, а Принципал обязуется принимать все полученное по сделкам, заключенным Агентом и вознаграждать Агента за исполнение его обязательств, вытекающих из настоящего Договора.

2. Порядок оказания услуг

2.1. Принципал направляет Агенту письменное поручение о заключении договоров с третьими лицами на оказание услуг, указанных в п.1.1. настоящего договора с указанием всех необходимых условий сделок, после чего Агент обязан немедленно начать работу по выполнению поручения Принципала.

Поручение может быть дано Принципалом путем использования почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной, факсимильной и иной связи. 

2.2.  Выполнив поручение, Агент направляет Принципалу отчет о проделанной работе, с указанием всех условий сделок, заключенных в пользу Принципала, а также документов, подтверждающих произведенные расходы, итоговую сумму таких расходов и сумму вознаграждения, причитающуюся Агенту. К отчету прилагается счет с указанием всех произведенных Агентом расходов, связанных с оказанием услуг по настоящему Договору, и сумм вознаграждения, которые причитаются оплате Принципалом Агенту за соответствующий период времени.

2.3. Отчеты Агента о проделанной работе составляются и направляются Принципалу в течение 10 (десяти) рабочих дней по итогам исполненного поручения.

2.4. При наличии возражений по отчетам, в том числе по суммам расходов, произведенных Агентом в связи с оказанием услуг по настоящему Договору, и сумме вознаграждения, причитающейся Агенту за соответствующий период времени, Принципал сообщает о них Агенту  в течение 10 (десяти) рабочих дней со дня получения отчета. При отсутствии возражений в указанный срок отчет, включая сумму расходов, произведенных Агентом в связи с оказанием услуг по настоящему Договору, и сумму вознаграждения, причитающуюся оплате Агенту, считаются принятыми и одобренными Принципалом.

2.5. Поручение Принципала и отчет Агента являются неотъемлемой частью настоящего Договора.

3. Обязанности Сторон

3.1. Агент обязан:

3.1.1. по требованию Принципала заключать с третьим лицами сделки с целью выполнения обязательств указанных в п. 1.1 настоящего договора, а также с целью организации церемоний открытий, презентаций, встреч, переговоров, рекламных акций, конференций, семинаров и прочих мероприятий, участие в которых принимают сотрудники Принципала или проведение которых будет способствовать привлечению клиентов для реализации услуг и товаров Принципала на территории Российской Федерации;

3.1.2. оказывать содействие Принципалу в проведении переговоров с третьими лицами и участвовать в согласовании условий сделок;   

3.1.3. оказывать помощь сотрудникам Принципала во время их пребывания на территории Российской Федерации в целях участия в мероприятиях, указанных в п.3.1.1. настоящего Договора, в том числе содействовать в получении документов, предусмотренных миграционным законодательством Российской Федерации, заключать с третьим лицами сделки с целью организации встреч, проводов и сопровождения сотрудников Принципала в аэропортах и железнодорожных вокзалах, транспортного обслуживания и иного сопровождения сотрудников Принципала, проживания сотрудников Принципала в гостиницах и иных местах, предназначенных для размещения сотрудников Принципала во время их пребывания на территории Российской Федерации; 

3.1.4. по требованию Принципала и за его счет проводить рекламную и другую деятельность, направленную на привлечение клиентов для реализации услуг и товаров Принципала на территории Российской Федерации;

3.1.5. своевременно и точно информировать Принципала об условиях пребывания на территории Российской Федерации и возможности оказания дополнительных услуг для целей настоящего Договора;

3.1.6. предоставлять Принципалу отчеты об исполнении Агентом настоящего Договора в сроки, согласованные сторонами, с приложением необходимых доказательств расходов, производимых Агентом;

3.1.7. не раскрывать, не воспроизводить, не копировать или публиковать (за исключением случаев, исключительно необходимых для выполнения настоящего Договора) любую информацию или документы любого рода без предварительного письменного согласия от Принципала;

3.2. Принципал обязан:

3.2.1. четко и своевременно информировать Агента о своих требованиях, касающихся условий выполнения последним юридических и иных действий, условий заключения сделок, путем направления соответствующих поручений;

3.2.2. немедленно давать Агенту указания по порядку выполнения сделок в случае изменения условий их исполнения или появления обстоятельств, влияющих на их исполнение;

3.2.3. наделять Агента необходимыми средствами для оказания услуг по настоящему Договору;

3.2.4. принимать представленные Агентом отчеты;

3.2.5. своевременно и полностью выплатить Агенту вознаграждение,  а также оплатить Агенту расходы,  понесенные последним в связи с исполнением поручений Принципала;

4. Порядок расчетов

4.1. Принципал обязан оплатить Агенту вознаграждение, определяемое (если иное не будет согласовано Сторонами дополнительно) как 10% (десять) процентов от цены сделок, заключенных Агентом в процессе выполнения им своих обязательств в соответствии с п.3.1. настоящего Договора, и оплаченных Принципалом.

4.2. Во избежание любого рода недоразумений, настоящим Стороны договорились, что такая цена сделок, указанная в п.4.1. настоящего Договора, включает в себя налог на добавленную стоимость или иной подобный налог.

4.3. Право на получение (выплату) вознаграждения по итогам выполненного поручения возникает у Агента после   принятия отчета Принципалом. 

4.4. Возмещение произведенных Агентом расходов и выплата Агенту вознаграждения производится  Принципалом в течение [Срок] дней с даты  принятия Принципалом отчета Агента в порядке, предусмотренном п.2.4. настоящего Договора.

4.5. Датой возмещения произведенных Агентом расходов и выплаты Агенту вознаграждения считается дата поступления денежных средств на расчетный счет Агента.

5. Ответственность сторон и порядок разрешения споров

5.1. Сторона, нарушившая свои обязательства по настоящему Договору, должна без промедления устранить нарушения или принять меры к устранению последствий. В случае невыполнения обязанностей Стороны несут ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации

5.2. Споры по настоящему Договору Стороны обязуются разрешать путем взаимных переговоров. Споры, не разрешенные в течение 15 (пятнадцати) рабочих дней с даты предъявления письменной претензии одной Стороне другой Стороне, подлежат рассмотрению в судебном порядке установленном действующим законодательством РФ.

6. Форс-мажор

6.1. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение своих обязательств по настоящему Договору, если такое неисполнение явилось следствием обстоятельств непреодолимой силы, возникших после заключения Договора в результате событий чрезвычайного характера, а именно: стихийные бедствия, эпидемии, пожары, наводнения, взрывы, военные действия.

6.2. Сторона, подвергшаяся воздействию обстоятельств непреодолимой силы, должна в течение 5 (пяти) рабочих дней известить об этом другую сторону, предоставив независимое подтверждения наличия обстоятельств непреодолимой силы, изданное компетентным государственным или административным органом.

7. Заключительные положения

7.1.  Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания Сторонами и будет действовать до «__»____________20__г. Срок его действия автоматически продлевается  на аналогичный срок при условии, что ни одна из сторон не уведомит другую об отказе от Договора за один месяц до даты прекращения его действия.

7.2. Настоящий Договор может быть расторгнут в 30-дневный срок после предоставления одной из Сторон письменного извещения в случае неисполнения другой Стороной своих обязательств по договору.

7.3. Все изменения к Договору оформляются в письменном виде, подписываются обеими Сторонами и являются неотъемлемой частью настоящего Договора. Никакие устные договоренности Сторон не имеют силы, если они не оформлены дополнительным соглашением, и не подписаны обеими Сторонами.

7.4. Стороны договорились, что надлежащими будут считаться уведомления, отправленные в письменной форме, с использованием услуг почтовой связи, факса или по электронной почте.

7.5. Все приложения к настоящему Договору являются его неотъемлемыми частями.

7.6. Договор будет считаться  прекратившим свое действия после урегулирования всех расчетов между Принципалом и Агентом.

7.7. Настоящий Договор составлен в 2 (двух) оригинальных экземплярах (каждый из экземпляров на русском и английском языках): по одному для каждой из Сторон. В случае расхождения между русским и английским текстами настоящего Договора, преимущественную силу будет иметь текст настоящего Договора на русском языке.

8. Реквизиты и подписи сторон

Agency Agreement

Moscow, Russia

This Agreement has been entered into by and between:

___________, a legal entity duly incorporated and acting under the laws of Italy, having its seat at __________, represented by ____________, sole manager, hereinafter referred to as the Principal,

and

___________, a legal entity duly incorporated and acting under the laws of the Russian Federation, having its seat at ___________, represented by __________________, acting on the basis of the Articles of Association (the Charter), hereinafter referred to as the Agent,

The Principal is a profit-making organization;

The Agent is willing to act as the abovementioned representative of the Principal under the conditions set forth in this Agreement.

The parties hereto have agreed as follows:

1. Scope of Agreement

1.1 Under the Agreement, the Agent undertakes for remuneration, in its own name, under commission and on account of the Principal to perform legal and physical acts for: 

1. organization of exhibitions particularly:

1.1. coordination secretariat of exhibition ___________;

1.2. organization of account services of the events connected with the organization of exhibitions;

1.3. organization of security of exhibitions and organization of   necessary services  during  the exhibitions;

1.4. installation and dismantling of equipment of exhibitions, maintenance the  premise of exhibition in  proper  state including cleaning of the premise;

1.5. implementation of payment to state and municipal authorities , if it is necessary;

1.6. implementation of another  actions and concluding other contracts  necessary for the  organization of exhibitions;

1.7. arrangement of presentations, meetings, negotiations, promotional events, conferences and workshops, as well as for rendering of other services and organizing of other events contributing to attraction of clients for the services and the goods of the Principal in the Russian Federation, searching of prospective customers (users, buyers) with respect to the goods, delivering to the Principal the information on the clients and orders found by the Agent, and the Principal undertakes to accept everything received with respect to the deals contracted by the Agent, and to remunerate the Agent for performance of its obligations under the Agreement.  

2. Procedure of service rendering

2.1. The Principal shall send to the Agent written instructions for execution of deals/contracts with third parties for rendering of the services referred to in clause 1.1 of the Agreement above including all necessary provisions of the deals, after which the Agent shall promptly start to execute and implement the Principal’s instructions.

The Principal can send such the instructions by ordinary mail, telegraph, teletype, telephone, electronic, facsimile or other means of communication.

2.2. Upon discharge of the Principal’s commission, the Agent shall send to the Principal the end-of-commission report including all conditions of the deals contracted in behalf of the Principal as well as all documents evidencing expenses incurred by the Agent, the total amount of such expenses and the amount of the remuneration due to the Agent. The report shall be accompanied by a relevant invoice stating all expenses incurred by the Agent in connection with the services under the Agreement and the amount of the remuneration  due to the Agent from the Principal for the corresponding period of time.

2.3. The Agent’s end-of-commission reports shall be drawn up and sent to the Principal within ten (10) business days after discharge of the commission.

2.4. In case of objections to the reports, including objections to the amounts of expenses incurred by the Agent in connection with rendering of the services hereunder and to the amount of the remuneration  due to the Agent for the corresponding period of time, the Principal shall notify the Agent on such objections within ten (10) business days from receipt of the report. In the absence of any objections within the set term, the report, including the amounts of the expenses incurred by the Agent in connection with rendering of the services hereunder and the amount of the remuneration due to the Agent, shall be deemed accepted and approved by the Principal. 

2.5. The Principal’s instructions and the Agent’s report constitute integral part hereof.

3. Responsibilities of Parties

3.1. The Agent is obliged

3.1.1. upon demand from the Principal, to enter into deals with third parties for the purpose of the implementation of the obligations mentioned in article 1.1. of the present contract, also with the purpose of arrangement of opening ceremonies, presentations, meetings, negotiations, promotional events, conferences, workshops and other events involving participation of the Principal’s employees or which will contribute to attraction of clients to the Principal’s goods and services in the Russian Federation;

3.1.2. to assist the Principal in negotiations with third parties and to participate in accommodation of terms of deals;

3.1.3. to assist the Principal’s employees during their stay in the Russian Federation for the purpose of participation in the events referred to in clause 3.1.1. hereof, including assistance in obtaining documents provided for by the Migration Laws of the Russian Federation, to enter into deals with third parties for the purpose of arrangement of meetings, seeing off and accompanying of the Principal’s employees in the airports, railway stations, for transport services and other assistance to the Principal’s employees, accommodation of the Principal’s employees in the hotels and other locations designated for accommodation of the Principal’s employees during their stay in the Russian Federation; 

3.1.4. upon demand from and on account of the Principal, to conduct promotional and other activities aiming to attract clients for the Principal’s services and goods in the Russian Federation;

3.1.5. to inform the Principal accurately and timely on the requirements for stay in the Russian Federation and on possibility of additional services for the purposes of this Agreement;

3.1.6. to provide the Principal with the Agent’s reports of performance of the Agreement within the term agreed by the Parties with attachment of all necessary evidences of the expenses incurred by the Agent;

3.1.87. not to disclose, not to reproduce, not to copy or publish (except when absolutely essential for performance of the Agreement) any information or documents of any kind without prior written consent of the Principal.

3.2. The Principal is obliged:

3.2.1. to inform the Agent accurately and timely on the requirements with respect to the conditions of legal and other actions of the Agent, conditions for contracting of deals by sending relevant instructions;  

3.2.2. to instruct the Agent on the procedure of execution or performance of deals immediately upon any change of conditions of performance of the deals or upon occurrence of circumstances affecting the performance;

3.2.3. to provide the Agent with the necessary means for rendering of services under the Agreement;

3.2.4. to receive/accept the Agent’s reports;

3.2.5. in due time and in full to pay to the Agent the remuneration, as well as to reimburse to the Agent all expenses incurred by the Agent in connection with discharge of the Principal’s instructions.

4. Procedure of settlement

4.1. The Principal shall pay to the Agent a remuneration defined as (unless otherwise additionally determined by the Parties) ten percents (10 %) of the price of the deals contracted by the Agent in the course of performance of its obligations under clause 3.1 hereof, and paid up by the Principal.

4.2. The Parties hereto, for the avoidance of doubt, hereby agree that the price of the deals referred to in clause 4.1 of the Agreement above shall include the value added tax or any other tax of similar nature.

4.3. As the result of performance of the Principal’s instructions, the Agent shall become eligible for the remuneration upon approval of the report by the Principal.

4.4. The Principal shall pay the Agent’s remuneration and reimburse the expenses incurred by the Agent within [Term] days from acceptance  of the Agent’s report by the Principal in accordance with the procedure specified in clause 2.4 hereof.

4.5. The Agent’s remuneration shall be deemed paid and the expenses incurred by the Agent shall be deemed reimbursed when the corresponding funds are credited to the Agent’s current account

5. Responsibility of parties, settlement of disputes

5.1. The Party in default on its obligations hereunder shall promptly cure the breach and take due measures to eliminate the consequences. In case of breach of their respective obligations hereunder, the Parties shall be held liable in accordance with the provisions of the Russian laws.

5.2. The Parties commit to settle all disputes arising from the Agreement in negotiations. Should the Parties fail to settle the disputes within fifteen (15) business days after serving of a written complaint by one Party to the other, the case shall be subject to judicial settlement under the applicable laws of the Russian Federation.

6. Force-majeure

6.1. The Parties shall be held harmless for partial or absolute default on their respective obligations under the Agreement, if such default is caused by the circumstances of insuperable force that occurred after execution of the Agreement as result of extraordinary events, i.e. natural disasters, epidemics, fires, floods, explosions, military activities.

6.2. The Party affected by the circumstances of insuperable force shall, within five (5) business days, notify the other Party on such circumstances providing independent evidence of existence of the circumstances of insuperable force issued by a relevant government or administrative authorities.

7. Final provisions

7.1. The Agreement shall come into force upon signature by both Parties hereto and shall remain effective till “__”_________ 20__. The Agreement shall be extended for the same term provided that neither of the Parties informs the other Party on its repudiation of the Agreement one month prior to termination hereof.

7.2. This Agreement can be terminated upon expiry of 30 days after presenting by one of the Parties of a written notice in case of default of the other Party on its obligations under the Agreement.

7.3. All amendments to the Agreement shall be executed in writing, signed by both Parties and shall constitute integral part hereof. No other verbal arrangements shall have force unless executed as addendum hereto and signed by both Parties. 

7.4. The Parties hereto agreed notifications shall deemed duly served if made in writing and sent mail, fax or e-mail.

7.5. All exhibits hereto constitute its integral part.

7.6. The Agreement shall cease to be effective upon settlement of all accounts and discharge of all obligations by and between the Principal and the Agent.

7.7. This Agreement has been executed in two (2) original copies (each of the copies is in Russian and English): one copy for each of the Parties. In case of discrepancies between the Russian and the English texts of the Agreement the Russian version shall prevail.

8. Details and signatures of parties hereto