Предоставляем Вашему вниманию юридическое заключение, структурированное и подготовленное в отношении нижеуказанных обстоятельств, содержащее квалифицированные ответы на приведенные ниже вопросы, специально поставленные клиентом для подготовки настоящего документа.
Объем работы для экспертного заключения относительно вопросов касающихся трудового права в России, регулирующего деятельность совместного предприятия _____ и _____.
Совместные офшорные проекты _____ Oil _____ и _____ в России выполняются с помощью деятельности трех совместных компаний, зарегистрированных в _____ (далее – «Оператор»).
В Российской Федерации Операторы действуют через филиалы, зарегистрированные в Москве. Для _____ каждый Оператор является исполнителем, который выполняет работы по проекту привлекая различные организации для выполнения работ.
В _____ _____ и ряд его из его аффилированных лиц, а также _____ «_____», аффилированное лицо _____ (далее – «Исполнитель») заключили договор оказания услуг с Операторами (Далее - «Договор оказания услуг»). В соответствии с данным договором Исполнители предоставляют своих сотрудников, работающих по трудовому договору на Исполнителя (далее – «Сотрудники»), для оказания различных услуг в офис Оператора.
Большинство сотрудников предоставляют похожие услуги и номинально занимают должности одновременно в трех Операторах. Сотрудники не заключают трудовых договоров с Операторами.
Принимая во внимание вышеизложенную договорную схему, каждого из Операторов интересуют вопросы, касающиеся трудового права и налогообложения в Российской Федерации в отношении указанной деятельности.
Вопрос № 1
Какая вероятность (низкая / средняя / высокая), что отношения между Оператором и Сотрудниками будут признаны трудовыми (далее – «Трудовые риски»)?
Какие последствия (включая налоговые) того, что существуют Трудовые риски?
Ответ № 1
В трудовой кодекс внесен ряд существенных изменений, которые вступают в силу с 01.01.2016 года. В связи с этим окончательно устоявшаяся судебная практика по данным вопросам не сложилась.
Хотя заемный труд с 01.01.2016 прямо запрещен законом, необходимо учитывать, что в соответствии с ст. 56.1 ТК РФ под заемным трудом законодатель понимает труд, осуществляемый работником по распоряжению работодателя в интересах, под управлением и контролем физического лица или юридического лица, не являющихся работодателем данного работника.
Таким образом, есть три определяющих признака одновременное наличие которых является основанием для квалификации отношений как заемный труд:
1. труд работника в интересах лица не являющегося работодателем;
2. труд работника, под управлением лица не являющегося работодателем;
3. труд работника, под контролем лица, не являющегося его работодателем.
Отсутствие одного из этих признаков влечет неприменимость понятия заемного труда и соответствующего наказания за нарушение запрета в отношении такой деятельности.
Вместе с тем с этим нужно учитывать, что помимо понятия «Заемный труд» Трудовой кодекс РФ оперирует понятием «труд работников, направляемых временно работодателем к другим лицам» (далее – «Временный труд»).
Временный труд разрешен и урегулирован главой 53.1 Трудового кодекса РФ
В соответствии с данной главой предоставлять Временный труд имеют право:
1. Частные агентства занятости
2. Лица, которым предоставлено такое право в соответствии с законодательством России о занятости населения
В соответствии с законодательством России о занятости населения (Закон РФ от 19 апреля 1991 г. N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации" Статья 18.1.) Осуществлять деятельность по предоставлению труда работников (персонала) вправе юридические лица, в том числе иностранные юридические лица и их аффилированные лица, на условиях и в порядке, которые установлены федеральным законом, в случаях, если работники с их согласия направляются временно к:
- юридическому лицу, являющемуся аффилированным лицом по отношению к направляющей стороне;
- юридическому лицу, являющемуся акционерным обществом, если направляющая сторона является стороной акционерного соглашения об осуществлении прав, удостоверенных акциями такого акционерного общества;
- юридическому лицу, являющемуся стороной акционерного соглашения с направляющей стороной.
Учитывая, что соответствующий федеральный еще не принят, однозначно сделать вывод том, на каких условиях указанные лица вправе заключать данные договоры сделать не представляется возможным, некоторые эксперты, полагают, что до принятия данного закона указанные лица, вообще не имеют права заключать указанные договоры.
Мы склоняемся к выводу о том, что в настоящий момент право на заключение договоров на предоставление Временного труда уже закреплено за указанными лицами Законом РФ от 19 апреля 1991 г. N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации" (Статья 18.1), вопрос состоит только в определении порядка и условий заключения данных договоров.
Учитывая вышеизложенные мы склоняемся к выводу о том, что Трудовые риски следует рассматривать как низкие, однако нельзя исключать вероятность переквалификации Договора оказания услуг в договор на предоставление Временного труда или в трудовой договор.
Вместе с тем обращаем Ваше внимание на тот факт, что для полного ответа на поставленный вопрос необходимо точно знать степень аффилированности между Исполнителем и Оператором.
В связи с этим мы просим Клиента предоставить информацию о вышеуказанной аффилированности в соответствии с Законом РСФСР от 22 марта 1991 г. N 948-I "О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках" ст.4, с учетом положения Федерального закона от 26 июля 2006 г. N 135-ФЗ "О защите конкуренции" ст. 9.
В случае если Вам необходимы дополнительные разъяснения, касающиеся понятия и структуры аффилированности по российскому праву, мы с радостью предоставим Вам их после соответствующего запроса с Вашей стороны.
Исходя из вышеизложенного, можно предположить, что вероятность наступления трудовых рисков достаточно низкая, особенно, при условии, что Исполнители и Oператор являются аффилированными лицами.
В случае если, отношения между Оператором и Сотрудником будут признаны трудовыми, Оператор будет вынужден оплатить Cотрудникам заработную плату за все время работы, обеспечивать все предусмотренные трудовым законодательством гарантии, а также уплатить различные штрафы размер, которых будет зависеть от обстоятельств конкретного дела. Однако, примерно и предварительно совокупный размер таких штрафов можно оценить, как сумму, которая не будет превышать 65% от суммы, подлежащей выплате Сотрудникам.
В случае, если суд квалифицирует отношения, являющиеся предметом настоящего заключения, в качестве трудовых, то в соответствии со ст. 341.1 Трудового кодекса РФ условия оплаты труда Сотрудника должны быть не хуже, чем условия оплаты труда работников Оператора, работающих по трудовому договору на Оператора.
Вопрос № 2
Как следует описать работу, права, ответственность и обязанности Сотрудников без увеличения Трудовых рисков? В порядке предупреждения увеличения Трудовых рисков, каким образом должны быть указаны функции и сферы ответственности Сотрудника, что бы обеспечить соответствие и минимизировать риски:
- соблюдение соответствия местных правил, внутренних правил поведения и других регламентирующих документов Оператора, включая требования к безопасности труда без ограничений;
- Финансовую ответственность;
- Бережное отношение к имуществу Оператора;
- Обеспечение получения письменного согласия на обработку персональных данных.
Ответ № 2
В настоящий момент пока не принят закон, который бы регулировал труд работников, направляемых временно работодателем, не являющимся частным агентством занятости, к другим юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников (персонала).
В связи с этим мы можем предложить руководствоваться аналогией права при заключении трудового договора с Cотрудниками и включить в них следующие положения:
А) Положение о том, что Работник может направляться на работу к аффилированным лицам, при этом мы рекомендуем указать перечень таких лиц.
Б) При необходимости, Вы можете указать в трудовом договоре:
- право Оператора требовать от направленного работника исполнения им трудовых обязанностей, бережного отношения к имуществу Оператора (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у Оператора, если Оператор несет ответственность за сохранность этого имущества) и к имуществу работников Оператора, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка Оператора;
Во избежание недоразумений и необоснованных требований Сотрудника к Исполнителю, трудовой договор может содержать упоминание о следующих обязанностях Оператора.
- об обязанности Оператора обеспечивать работника оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей;
- об обязанности Оператора обеспечивать бытовые нужды работника, связанные с исполнением им трудовых обязанностей;
- об обязанности Оператора отстранять от работы или не допускать к работе направленного работника в случаях, указанных в части первой статьи 76 Трудового кодекса РФ. При этом о случаях отстранения от работы или недопущения к работе направленного работника Оператор обязан известить Исполнителя незамедлительно.
Финансовая ответственность урегулирована статьей 341.5 Трудового кодекса РФ. В соответствии с указанной статьей «По обязательствам работодателя, вытекающим из трудовых отношений с работниками, направленными временно для работы у Оператора по договору о предоставлении труда работников (персонала), в том числе по обязательствам по выплате заработной платы и иных сумм, причитающихся работнику, по уплате денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, субсидиарную ответственность несет Оператор.»
Письменное согласие на обработку персональных данных дается сотрудником в обычном порядке, предусмотренном Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".
Вопрос № 3
Как Оператор должен определить следующие обстоятельства для налоговых органов РФ и подтвердить экономическую обоснованность для затрат, напрямую связанных с Сотрудниками:
Оператор предоставляет Сотрудникам, осуществляющим оказание услуг в офисе оператора или, предоставляет соответствующие средства и возможности, использовать следующие средства и услуги в соответствии с локальными документами Оператора:
- Помещения офиса подходят для функций, выполняемых сотрудниками, соответствуют требованиям безопасности труда, санитарным требованиям и гигиеническим нормам, определенным Оператором или третьей стороной; оборудованным мебелью; c удобствами. Оператор должен поддерживать в рабочем состоянии хозяйственное оборудование (включая санитарный и гигиенический сервис), а также охрану указанных помещений;
-Мобильное и стационарное компьютерное оборудование с необходимым программным обеспечением интегрированным на локальный компьютер сети Оператора.
- Мобильное и стационарное телефонное оборудование для временных нужд и сопутствующих коммуникаций;
- Почтовый и курьерский сервис;
- Мобильный и фиксированный доступ в интернет;
- Персональное профессиональное оборудование и одежда;
- Санитарное и гигиеническое содержание технологическое комнаты и комнаты первой помощи;
- Перевозка
- Тренинги и программы, которые связаны с деятельностью оператора;
- Канцтовары и печатная продукция;
- Питьевая вода;
- Еда на территории Оператора;
- Другие средства и услуги, которые требуются или которые могут потребоваться во период предоставления услуг.
Ответ № 3
В соответствии со ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов.
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В связи с этим полагаем, что указанные затраты будут признаны экономически обоснованными, так как направлены на получение экономической выгоды в рамках деятельности предприятия.
Вопрос № 4
Может ли Оператор выпустить внутренний административный документ (приказ, инструкцию) касающуюся специфической деятельности Работников (например, назначить Работника ответственным за пожарную безопасность, лицом ответственным за хранение и безопасность геологических данных Оператора и.т.п.)?
Ответ № 4
Приказы и иные Акты, издаваемые Оператором в рамках трудовых отношений, распространяются только на лиц, которые работают по трудовому договору Оператора. Поэтому в строгом правовом смысле Оператор не может издавать приказы в отношении лиц, являющимися сотрудниками других юридических лиц.
Вместе с тем, зачатую практикуется назначение ответственных за пожарную безопасность определенных объектов не из числа лиц сотрудников компании. Это практика во многом связана с тем, что органы пожарного надзор крайне редко осуществляют проверку полномочий и порядок назначения таких лиц.
В таком случае, назначаемое лицо обязано письменно выразить свое согласие с данным назначением.
Вопрос № 5
Как Оператор может соблюдать требования стандартов ISO учитывая, что описание работы персонала Оператора имеет специфические требования и принимая во внимание факт, что Оператор не состоит в трудовых отношениях с Работниками?
Ответ № 5
Дело в том, что представленные нам Стандарты OHSAS ______ «______» и ISO ______ «______» не являются обязательными нормативными актами для Операторов, так как действующее законодательство РФ не устанавливает прямой обязанности Операторов по их внедрению и соблюдению.
Вместе с тем, Операторы вправе по собственной инициативе либо в силу принятых на себя обязательств внедрить данные стандарты в своей деятельности.
Для внедрения вышеуказанных стандартов Оператору следует надлежащим образом их формализовать (т.е. оформить их и затем подтвердить соответствующим приказом руководителя) и затем установить определенные обязанности для лиц, которые должны будут соблюдать положения таких стандартов.
Данные обязанности по соблюдению положений стандартов могут установлены как в рамках трудовых отношений, так и в рамках гражданско-правовых отношений.
В первом случае, для внедрения стандарта необходимо дополнить правила трудового распорядка указанием на обязанность работников по выполнению требований соответствующих стандартов.
В случае внедрения стандарта в рамках гражданско-правовых отношений, гражданско-правовой договор должен содержать указание на обязанность исполнителя и направляемых им работников по соблюдению положений обязательных для заказчика стандартов. При этом в договор надлежит включить ссылку на такой стандарт либо инкорпорировать такой стандарт в качестве приложения к данному договору.
Также, следует учитывать, что установление в гражданско-правовом соглашении обязанности по соблюдению стандартов автоматически не влечет трансформацию гражданско-правовых отношений в трудовые отношения. Это объясняется тем, что такие требования становятся обязательными для исполнителя, а работники обязаны их соблюдать только в силу указаний исполнителя.
В нашем случае мы рекомендуем включить в договор между Исполнителем и Оператором обязанность Исполнителя по соблюдению вышеуказанных стандартов. При этом согласно прямому указанию такого договора Исполнитель будет обязан доводить положения стандартов до сведения направляемых Оператору работников, а также выдавать инструкции таким работникам по соблюдении этих стандартов. Поскольку именно Исполнитель будет нести обязанность по соблюдению стандартов, он и будет нести ответственность за их нарушение направленными им работниками.
При вышеуказанной схеме риски квалификации отношений между Оператором и направляемыми работниками в качестве трудовых максимально снижены. Между тем, такие риски все же остаются.
Вопрос № 6
Как Оператор может соблюдать требования СРО, устанавливающие, что в штате Оператора должны состоять сотрудники, обладающие специальными знаниями, без учета сотрудников, для которых Оператор является прямым работодателем?
Ответ № 6
C учетом полученной нами информации о содержании работ, подлежащих выполнению в рамках проекта клиента, на такие работы будет распространяться действие Градостроительного кодекса РФ. Градостроительный кодекс Российской Федерации является основополагающим правовым актом, содержащим требования к получению свидетельств СРО (Саморегулируемые организации).
Градостроительный кодекс Российской Федерации выделяет три группы возможных видов работ, для осуществления которых необходимо получение соответствующего свидетельства СРО. При этом свидетельство СРО необходимо получать только для выполнения тех работ, которые затрагивают безопасность и надежность конструкций и инженерных систем будущих зданий и строений (п. 2 ст. 47, п. 4 ст. 48, п. 2 и 3.1 ст. 52 Градостроительного кодекса РФ).
Итак, Градостроительный кодекс выделяет следующие группы возможных типов работ, для выполнения которых необходим допуск СРО:
1. Работы по организации подготовки проектной документации;
2. Работы, которые оказывают влияние на безопасность объектов капитального строительства;
3. Работы по организации строительства.
В отношении каждой такой группы Градостроительный кодекс устанавливает самостоятельные требования для получения допуска СРО.
1. Работы по организации подготовки проектной документации.
В соответствии с п. 8.1 ст. 55.5 Градостроительного кодекса РФ минимально необходимыми требованиями к выдаче свидетельств о допуске к работам по организации подготовки проектной документации являются:
1) наличие работников, работающих у заявителя по основному месту работы, имеющих высшее образование соответствующего профиля для выполнения определенных видов работ по организации подготовки проектной документации;
2) наличие минимум трех работников, имеющих стаж работы по специальности не менее чем пять лет;
Таким образом, Градостроительный кодекс РФ устанавливает требования, в соответствии с которыми наличие сотрудника, работающего по основному месту работы в соответствии с трудовым договором на Оператора, является обязательным требованием для выдачи свидетельства о допуске к работам по организации подготовки проектной документации.
2. Работы, которые оказывают влияние на безопасность объектов капитального строительства
В соответствии с п. 8 ст. 55.5 Градостроительного кодекса РФ минимально необходимыми требованиями к выдаче свидетельств о допуске к работам, которые оказывают влияние на безопасность объектов капитального строительства, являются:
1) наличие работников, имеющих высшее образование или среднее профессиональное образование соответствующего профиля для выполнения определенных видов работ, которые оказывают влияние на безопасность объектов капитального строительства.
2) наличие не менее трех работников, имеющих высшее образование или не менее пяти работников - среднее профессиональное образование. При этом, стаж работы по специальности должен составлять не менее чем три года для работников, имеющих высшее образование, и не менее чем пять лет для работников, имеющих среднее профессиональное образование.
Таким образом, Градостроительный кодекс РФ устанавливает требования, в соответствии с которыми наличие сотрудника, работающего по трудовому договору на Оператора, является обязательным требованием для выдачи свидетельства о допуске к работам, которые оказывают влияние на безопасность объектов капитального строительства.
3. Работы по организации строительства
В соответствии с п. 8.2 ст. 55.5 Градостроительного кодекса РФ минимально необходимыми требованиями к выдаче свидетельств о допуске к работам по организации строительства являются:
1) требование о наличии по месту основной работы работников индивидуального предпринимателя, работников юридического лица, имеющих высшее образование соответствующего профиля для выполнения определенных видов работ по организации строительства;
2) индивидуальный предприниматель и руководитель юридического лица или его заместитель должны иметь высшее образование соответствующего профиля и стаж работы по специальности не менее чем семь лет;
3) не менее чем пять работников должны иметь высшее образование и стаж работы по специальности не менее чем пять лет;
Таким образом, Градостроительный кодекс РФ устанавливает требования, в соответствии с которыми наличие сотрудника, работающего по основному месту работы в соответствии с трудовым договором на Оператора, является обязательным требованием для выдачи свидетельства о допуске к работам по организации строительства.
Между тем, практика приема организаций в члены СРО говорит о том, что, не смотря на строгие требования, установленные Градостроительным кодексом РФ, многие саморегулируемые организации готовы предоставить ряд послаблений и согласиться принять в члены СРО, компанию, которая использует сотрудников другой компании, которая является аффилированным лицом.
Вопрос № 7
Как могут быть выполнены требования, касающиеся труда Работников в случае:
(1) Оператор не имеет отношений с Сотрудниками;
(2) В трудовых договорах с Сотрудниками указано, что место работы – это офис Оператора;
(3) Исполнители не имеют договорных отношений относительно офиса Оператора и
(4) условия договора оказания услуг не содержат положений, в соответствии с которыми Исполнитель и Оператор должны соблюдать специальные требования к условиям труда.
Ответ № 7
Осуществлять деятельность по предоставлению труда работников (персонала) вправе юридические лица, в том числе иностранные юридические лица и их аффилированные лица (за исключением физических лиц), на условиях и в порядке, которые установлены федеральным законом, в случаях, если работники с их согласия направляются временно к юридическому лицу, являющемуся аффилированным лицом по отношению к направляющей стороне.
В связи с этим указание в качестве места работы офиса Оператора не будет являться нарушением.
Полагаем, что факт отсутствия договорных отношений предметом которых являлось бы право Сотрудников пользоваться офисом Оператора не может рассматриваться как обстоятельство, заключающее в себе какие-либо существенные риски, так как Сотрудники будут находиться в офисе Оператора на основании договора оказания услуг, заключенного между Исполнителем и Оператором.
Отсутствие в Договоре оказания услуг упоминания о соблюдении требований условий труда не освобождает Стороны от исполнение общепринятых в России норм, касающихся условий труда сотрудников, а Исполнителя от предоставления Сотруднику гарантий, предусмотренных Трудовым кодексом РФ.
Вопрос № 8
Могут ли Сотрудники использовать свои номинальные позиции в соответствии с организационной структурой Оператора (при подписании документов, демонстрации визитных карточек и.т.п.) без увеличения Трудовых рисков?
Ответ № 8
Полагаем, что подписание документов, использование визитных карточек, в которых будет указана должность Сотрудника может повлечь увеличение трудовых рисков, однако это во многом зависит от формулировок, использованных в данных визитных карточках.
Без получения дополнительных деталей, мы полагаем, что данный вопрос должен решаться в каждом конкретном случае отдельно.
Вопрос № 9
Какие преимущества и риски существуют для Оператора и Исполнителя при заключении трудового договора о работе по совместительству между Оператором и Сотрудником, если такой договор заключается в дополнение к трудовому договору с Исполнителем, у которого Сотрудник работает по основному месту работы?
Ответ № 9
Согласно ст. 60.1 Трудового кодекса Российской Федерации работники вправе заключать трудовые договоры с иными работодателями с целью работы в свободное от основной работы время. При этом, как прямо указано в ст. 282 Трудового кодекса работники вправе заключать договоры о работе по совместительству с неограниченным количеством работодателей. Но данная свобода ограничена обязательным требованием о том, что общее рабочее время, отведенное для работы по совместительству, не должно превышать 4 (Четыре) часа в день и половина месячной нормы, установленной для отдельных категорий работников. Указанное ограничение может не соблюдаться, если работники приостановили работу по основному месту работы (в связи с задержкой в выплате заработной платы) или были отстранены от работы (если по состоянию здоровья работник должен быть переведен на другую работу). Как указано в ст. 285 Трудового кодекса работа по совместительству должна оплачиваться в размере, пропорционально времени, реально отработанному определенным сотрудником.
Учитывая вышеизложенное, просим Вас обратить внимание на следующее:
1) заключение трудового договора о работе по совместительству немедленно порождает обязанности Оператора, типичные для обыкновенного работодателя, выплачивать соответствующую зарплату, а также федеральный налог (налог на доходы физических лиц: 13 % от зарплаты) и соответствующие взносы в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования. В то же время Оператор не может установить зарплату, которая не будет соответствовать федеральному и региональному минимуму установленному ФЗ «О минимальном размере оплаты труда» и отдельными соглашениями, заключаемыми между правительствами определенных субъектов федерации и объединениями профсоюзов. Например, в Москве минимальный размер заработной платы составляет 17 300 руб. в месяц.
2) вышеуказанные ограничения относительно максимального рабочего времени не позволяют Оператору постоянно использовать труд работника, работающего по совместительству, в течение всего рабочего дня, даже если у нас будут достаточные основания для временного прекращения работы такого сотрудника по основному месту работы. Это обусловлено тем, что прекращение работы по основному месту работы может носить только временный характер. Данная ситуация может существенно осложнится, если работник будет работать с несколькими Операторами.
В любом случае, если у Вас имеются специальные планы относительно определенных должностей мы можем обсудить их более тщательно, для того, чтобы найти максимально приемлемое решение.
Вопрос # 10
На что следует обратить внимание при заключении договора о работе по совместительству и подготовки должностной инструкции для Сотрудников с целью уменьшения/исключения налоговых рисков.
Ответ № 10
Как было упомянуто раньше работа по совместительству возможное не самое эффективное решение в данной ситуации.
В любом случае, пожалуйста, обратите внимание на тот факт, что мы не усматриваем каких-либо повышенных налоговых рисков в части касающейся трудовых договоров при работе по совместительству.
Вопрос № 11
Какие требования должен будет соблюдать Оператор при привлечении иностранного персонала для работы по совместительству?
Ответ № 11
Любые иностранные работники работают в России на абсолютно тех же условиях, что и российские граждане. Однако, правила приема на работу иностранных граждан существенно отличаются от приема на работу российских граждан (см. пункт ниже).
Вопрос № 12
Предусмотрено ли законодательством Российской Федерации обязанность получения каких-либо специальных виз/разрешений/патентов для иностранных работников в случае осуществления ими работы по совместительству или эта обязанность лежит только на работодателе по основному месту работы?
Ответ № 12
Законодательством Российской Федерации установлены абсолютно одинаковые обязательственные требования в отношении основной работы и работы по совместительству.
В соответствии с законодательством Российской Федерации (Федеральный закон «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации») иностранные граждане могут осуществлять трудовую деятельность на территории Российской Федерации только на основании специального разрешения (в случае, когда необходима виза) или патента (в случае, когда виза не нужна).
Учитывая вышеизложенное, пожалуйста, примите во внимание, то что при любом трудоустройстве иностранного гражданина необходимо иметь разрешение на работу.
Другими словами, если иностранный гражданин работает в компании А, В, и С он/она должны иметь три разрешения на работу, по одному для каждой компании.
English version
We would like to present for your attention the legal opinion structured and prepared with respect to the circumstances specified below which provides qualified answers to the following questions specifically placed by the client with the purpose of preparing hereof.
Scope of Work for Expert Opinion regarding Issues related to Labor Law of the Russian Federation Regulating Activities of Joint Ventures of _____ Company and _____
Offshore joint projects of _____ Company and _____ in Russia are implemented through activities of three joint ventures registered in _____ (hereafter – Operators).
In the Russian Federation, Operators act through branches registered in Moscow.
For _____, each Operator is a contractor that implements the project activities by engaging different organizations to perform works.
In _____ _____ and a number of its affiliates as well as _____ «_____», an affiliate of _____ _____, (hereafter – Providers) concluded Service Agreements with Operators (hereafter – Service Agreements). According to these Agreements Providers designate their employees (hereafter – Employees) employed under labor contracts to the office of Operators to provide different services.
The majority of Employees provide similar services and have nominal positions simultaneously in three Operators. Employees do not conclude labor contracts with Operators.
Taking into consideration the above-mentioned contractual scheme, each Operator faces a number of issues related to labor and tax laws of the Russian Federation in relation to these activities.
Question # 1
What is the probability (low/medium/high) that relations between Operator and Employees can be reclassified as labor relations (hereafter – Labor Risks)?
What are the consequences (including taxation) that Operator and Provider can have in case of Labor Risks?
Answer # 1
The Labor code of the Russian Federation was significantly amended to include specific additions which entered into legal force on 01.01.2016. Considering the fact that these modifications became valid only recently any court practice as to such amendments has not formed as yet.
Despite the fact that from 01.01.2016 agency labor is prohibited by the law, it is necessary to take into account that in accordance with art. 56.1 of the Labor code of the Russian Federation the term “the leased labor” legally signifies the labor carried out by an employee on an employer’s instructions in the interests, under control and inspection of a third party which is not an employer of such employee.
Thus, only if there are three simultaneous fact:
1. employee works in the interests of a legal entity, which is not his employer
2. employee works under management of a legal entity, which is not his employer
3. employee works under inspection of a legal entity, which is not his employer
we can say that there is a lease of labor.
Possible absence of one of the indicated characteristics shall entail inapplicability of the concept of leased labor and inapplicability of a relevant sanction for violation of the prohibition against such activity.
However, it should be noted that besides the term “Leased labor” the Labor code of the Russian Federation contains such concept like “labor of employees temporarely sent by an employer to other entities” (the – “Temporary labor”).
Temporary labor is permitted and regulated by Chapter 53.1 of the Labor code of the Russian Federation.
According to this Chapter the following legal entities are empowered to provide the leased labor:
1. Private employment agencies;
2. Entities vested with such right in accordance with Russian legislation on employment of population.
As established by the legislation on employment of population of Russia (the Federal law of April 19, 1991 № 1032-1 “On employment of population in the Russian Federation”, article 18.1) the activity on provision of labor of employees (personnel) can be carried out by legal entities including foreign legal entities and their affiliates on conditions and under a procedure to be determined by federal law, in the cases when employees are temporarily and with their consent sent to:
- a legal entity affiliated with a sending party;
- a legal entity incorporated in the form of joint-stock company if a sending party is a party to any shareholders agreement on exercising of rights attached to shares of such joint-stock company.
- a legal entity which is a party to a shareholders agreement concluded with a sending party.
Considering the fact that the respective federal law has not been introduced yet, we can’t draw any conclusions as to conditions on which the foregoing entities and persons will be entitled to enter into these contracts. At the same time, many experts are certain that until that law is enacted the above mentioned entities and persons don’t have any rights to conclude contracts on provision of the Leased labor.
We incline to the opinion that the right to enter into agreements on provision of the Leased labor is provided to the above persons and entities by the Federal law of the Russian Federation “On employment of population in the Russian Federation” (Article 18.1). And only procedure for and conditions as to conclusion of such contracts shall be determined by the anticipated law.
Considering the above mentioned circumstances, we have come to the conclusion that labor risks shall be rated as low ones, however we can’t rule out possibility of re-qualification of a service rendering agreement into a contract on provision of the Leased labor or into a labor contract.
Please note that to present a final reply to this question we should be informed on a degree of affiliation between the Provider and the Operator.
In this regard, we kindly ask the Client to supply us with the information on the foregoing affiliation determined in accordance with art. 4 of the Law of RSFSR of March 1991 № 948-I “On competition and restriction of monopolistic activity in commodities markets” allowing for provisions of art. 9 of the Federal law of July 26, 2006 № 135-FZ “On protection of competition”.
If you need any clarifications as to the concept and structure of the affiliation under the Russian law, we will be pleased to provide you with them on your specific request.
Considering the afore mentioned information we can definitely suppose that probability of occurrence of labor risks is rather low provided that the Operator and Providers are affiliated legal entities.
In the regrettable, thought remote risk that relations of the Operators and Employees are qualified as labor relations, the Operator will be obliged to pay the Employees their salary for the whole working time, provide all guarantees set forth by the Russian labor legislation and also pay fines which amounts will depend on specific circumstances of each case. At the moment, an approximate amount of the above fine could be preliminary estimated as a sum not exceeding 65 % of the amount to be paid to the Employees.
Should a court qualifies the relations which are the object of the present Legal opinion as the labor relations, then according to art. 341.1 of the Labor code of the Russian Federation salary payment terms set as to the Employee shall not be worse than salary payment conditions of the Operator’s employees working for the Operator on the basis of direct labor contracts.
Question # 2
How can job descriptions, rights, liabilities and responsibilities of Employees be specified without increase of Labor Risks? In order to prevent increasing Labor Risks, in what way can the functions and responsibilities of Employees be specified to ensure:
- Compliance with local regulations, internal rules of conduct and other regulatory documents of Operator including Operator’s HSE requirements without restrictions;
- Financial liability;
- Careful attitude to Operator’s property;
- Provision of written consent for personal data processing.
Answer # 2
Up to the present moment no law has been introduced in order to regulate labor of employees temporarily sent by an employer which is not a private employment agency, to work with other companies under the contract for provision of employees’ (personnel’s) labor.
In this regard, we can advise applying analogy of law when concluding a labor agreement with Employees and include into it the following provisions:
A) A contractual provision that an Employee can be sent to the Operator’s affiliates to work for them and at that we recommend compiling any list of such Operators;
B) If necessary, the Client can include in the text of a labor agreement the following clauses:
- the Operator’s right to require the sent employee to perform its labor obligations, to be very careful with the Operator’s properties (including properties owned by third parties, but possessed by the Operator at a given moment, if the latter bears responsibility for safe-keeping and integrity of such properties) and also with properties belong to the Operator’s employees, to observe Operator’s internal work regulations.
For the avoidance of any misunderstanding and unfounded claims of an Employee against the Provider, a labor contract shall include the following Operator’s obligations.
- the Operator’s duty to supply an employee with necessary equipment, tools, technical documentation and other means required for proper performance of the employee’s labor obligations;
- the Operator’s obligation to make arrangements for an employee’s common necessities connected with performance of its labor duties;
- the Operator’s obligation to discharge or debar from employment that employee who was sent by the Provider in the cases defined in art. 76 of the Labor code of the Russian Federation. In such event, the Operator is obligated to notify immediately the Provider about discharging or excluding an employee from employment.
Financial responsibility is regulated by art. 341.5 of the Labor contract of the Russian Federation. According to this article “The Operator shall bear subsidiary responsibility for performance of its obligations related to labor relations with employees temporarily sent to work for the Operator under a contract for provision of employees (personnel), including obligations to pay salary and other monetary amounts due and payable to an employee, to pay monetary compensations for the employer’s delay in payment of salary, vacation allowance, dismissal compensation and (or) other monetary sums due and payable to an employee”.
The written consent to processing of personal data is presented by an employee in ordinary procedure set forth in the Federal law of July 27, 2006 № 152-FZ “On personal data”.
Question # 3
How can Operator specify the following statements for RF tax authorities and prove economic basis for relevant expenses directly related to Employees:
«Operator provides Employees performing their services in the Operator’s office or operational facilities with the opportunity to use the following means and services in accordance with local regulatory documents of Operator:
- Office premises suitable for the Employees functions which compliance with labor safety, sanitary and hygienic norms are assessed by Operator or a third party; equipped with furniture; tied to utilities. Operator shall ensure repair, maintenance (including sanitary and hygienic services) and security of these office premises;
- Mobile and desktop computer equipment with necessary software integrated into local computer network of Operator;
- Mobile and desktop telephone equipment for temporary use and satellite communications;
- Mail and courier services;
- Mobile and fixed access to Internet;
- Personal protective equipment and clothes;
- Sanitary and hygienic maintenance of utility rooms and first aid;
- Transportation;
- Trainings and programs related to Operators activity;
- Office stationary and printed products;
- Drinking water;
- Food at operational facilities of Operator;
- Other means and services required or can be required during the service provision.
Answer # 3
In accordance with art. 252 of the Tax code of the Russian Federation a taxpayer is entitled to decrease an amount of received income by the sum of actually incurred expenses.
By expenses are meant well-grounded and documented expenditures borne by a taxpayer.
Well-grounded expenses represent economically justified expenditures which estimation is expressed in monetary form.
By documented expenses are meant expenditures confirmed by documents formed and executed according to legislation of the Russian Federation. By expenses are meant any expenditures if they were incurred for carrying out profit-oriented activity.
Considering the foregoing facts we suppose that the indicated expenses will be economically substantiated because they are aimed at receiving economical benefits within activity of an enterprise.
Question # 4
Can Operator issue the internal administrative documents (orders, instructions) regarding specific functional responsibilities of Employees (for example, functions of a fire warden, a person accountable for storage and security of Operator’s geological data, etc.)?
Answer # 4
Any orders and other inner regulations introduced by the Operator within labor relations can affect only those persons who work for the Operator on the basis of labor agreements directly concluded with the Operator. Therefore, in the strict legal sense the Operator is not entitled to issue any orders in regard to those persons who are employees of other legal entities.
Meanwhile, rather frequent practice takes place when employers appoint persons who are not their employees to be responsible for fire safety of certain objects. This practice is largely connected to the fact those fire inspection authorities very rarely check powers and observance of procedure for employment of the indicated persons.
In this event, an assigned person shall give its written consent to such appointment.
Question # 5
How can Operator comply with ISO standards specifying those job descriptions of Operator’s personnel shall have specific HSE requirements taking into consideration the fact that Operator does not have labor relations with Employees?
Answer # 5
The Standards OHSAS ______ “______” and ISO ______ “______” don’t represent obligatory enactment for the Operators, because the current legislation of the Russian Federation doesn’t explicitly provide for any Operator’s obligation to implement and comply with the above standards.
Meanwhile, the Operators are entitled on their own initiative or by virtue of assuming obligations to introduce such standards into their operational and economic activity.
In order to implement the foregoing standards the Operator should properly formalize them (i.e. put them into due form to be further affirmed by an order of a managing director) and then establish corresponding obligations for the persons or entities which shall observe these standards.
Such obligations to comply with provisions of the standards can be set forth within either labor relations or civil legal relations.
In the first instance, to introduce the standard it is necessary to modify Inner labor regulations with the purpose of including employee’s obligations to fulfill requirements of respective standards.
In order to implement the standards within civil legal relations a civil agreement shall contain a provider’s obligations to ensure observation of provisions of standards which are obligatory for a customer. As a consequence, it is advisable to include in the above agreement a reference to such standard or attached this standard to the agreement as an annex thereto.
Moreover, it should be noted that incorporation of obligation to comply with the standards into the text of an agreement doesn’t automatically entail transformation of civil legal relations into labor relations. This is due to fact that these requirements become mandatory for an provider, and employees are obligated to observe them only by virtue of the provider’s instructions.
In our case, we recommend including into the contract between the Provider and Operator the Provider’s obligation to comply with the foregoing standards. At that, according to direct indication of the contract the Provider will be obliged to inform its employees provided to the Operator, on the contents of the standards and also instruct them to observe such standards. As the Provider itself is obligated to comply with the standards, it will be liable for any violations committed by employees sent to the Operator by the Provider.
Implementation of the above mentioned scheme will to the maximum extent reduce any risks of qualification of relations between the Operator and provided employees as labor relations. Nevertheless, such risks still remain.
Question # 6
How can Operator comply with SRO requirements stating that the staff list shall include employees of specific professions except for direct employment of these professionals by Operator?
Answer # 6
Considering the information that we hold at present as to the content of works to be performed within the Client’s project, such works will be, among other enactments, regulated by the Urban construction code of the Russian Federation. The Urban construction code of the Russian Federation is the basic statutory act providing for obligatory requirements for obtaining certificate of SRO (Self-regulating organization) certificates in Russia.
Urban construction code of the Russian Federation sets forth three groups of possible types of works which can be performed only on condition that a relevant performer has obtained a respective SRO certificate. Hence, SRO certificate shall be taken out if forthcoming works will affect safety and durability of structural units and engineering systems of future buildings and structures (sec. 2 art. 47, sec. 4 art. 48, sec. 2 and 3.1 art. 52 of the Urban construction code of the Russian Federation).
Thus, the Urban construction code establishes the following groups of possible kinds of works to be done only after obtaining SRO competency certificates:
1. Works on organizing of preparation of project documentation;
2. Works affecting safety of capital construction objects;
3. Works on organizing of construction process;
The Urban construction code sets forth specific requirements for receiving of SRO competency certificates for each of the foregoing groups.
1. Works on organizing of preparation of project documentation.
In accordance with sec. 8.1 art. 55.5 of the Urban construction code the minimal requirements for issuing of competency certificates as to works on organizing of preparation of design documentation are the following:
1) availability of employees who hold their primary labor positions with an applicant and have high education of respective character allowing them to perform certain kinds of works on organizing of preparation of project documentation;
2) availability of at least three employees having employment experience in the same occupation for the period of five years or more.
Given the above regulations, the Urban construction code of the Russian Federation provides for requirements according to which the availability of personnel holding primary labor positions with the Operator is obligatory condition under which the Operator is entitled to obtain the competency certificates as to works on organizing of preparation of design documentation.
2. Works affecting safety of objects of capital construction
As specified in sec. 8 art. 55.5 of the Urban construction code the minimal requirements for issuing of competency certificates as to works affecting safety of objects of capital construction are the following:
1) availability of employees having high or secondary professional education of respective character for performance of relevant kinds of works which influence safety of objects of capital construction;
2) availability of at least three employees having high education and at least five employees – secondary professional education. At that, labor experience in required occupation shall be not less than three years for employees having high education and five years for employees having secondary professional education.
Thus, the Urban construction code of the Russian Federation sets the mandatory requirements obliging the Operator to have qualified personnel employed under labor agreements in order to receive the competency certificate as to works affecting safety of objects of capital construction.
3. Works on organizing of construction process
In accordance with sec. 8.2 art. 55.5 of the Urban construction code the minimal requirements for issuing of competency certificates as to works on organizing of construction process are the following:
1) availability of employees having high or secondary professional education of respective character for performance of relevant kinds of works on organizing of construction process;
2) individual entrepreneur or a director of the applicant or its deputy shall have high education of respective character and also at least seven years labor experience in corresponding occupation;
3) not less than five employees shall have high education and at least five years labor experience in their respective occupation.
Considering the foregoing statutory provisions the Urban construction code obliges the Operator to have qualified personnel employed under labor agreements in order to receive the competency certificate as to works on organizing of construction process.
Meanwhile, current practice of admittance into members of SRO evidences regardless of introduction of the stringent regulations set forth in the Urban construction code, many SRO are ready to present certain easing and agree to admit as their members that company which engages personnel employed by its affiliates.
Question # 7
How can special assessment of Employees’ labor conditions be fulfilled in the event
(1) Operator does not have labor relations with Employees,
(2) Labor contracts concluded with Employees specify that the work place of the Employees is the Provider’s office,
(3) Providers do not have any contractual relations regarding Operator’s office and (4) Service Agreements are lacking the term that Provider and Operator shall conduct special assessments of labor conditions?
Answer # 7
The activities on provision of employees’ (personnel’s) labor can be carried out by legal entities, including foreign legal entities and their affiliates (excluding physical persons), on conditions and in the procedure specified by federal legislation, in the cases when employees temporarily sent with their consent to a legal entity which is an affiliate towards a respective seconding party.
In this regard, a specification of the Operator’s office as the place of employment doesn’t contravene any legal prohibitions.
We suppose, that absence of any contractual relations confirming the Employees’ right to use the Operator’s office can’t be deemed as a circumstance entailing any substantial risks, because Employees will work in the Operator’s office pursuant to a service rendering agreement entered into between the Provider and the Operator.
Even though a Service rendering agreement doesn’t include the provision that employment conditions shall be strictly observed, its parties can’t be released from their duty to comply with conventional Russian norms related to labor conditions set out for employees and the Provider can’t be relieved from granting the Employee those guarantees provided for by the Labor code of the Russian Federation.
Question # 8
Can Employees use their nominal positions in accordance with the organizational structure of Operators (in signing documents, presenting business cards, etc.) without increasing Labor Risks?
Answer # 8
In our opinion, signing documents, use of business cards containing an employee’s position can result in increasing of labor risks, however it largely depends on exact wording used in relevant business cards.
Without getting into deep details, we believe that this issue should be verified in each single case.
Question # 9
What are advantages and risks for Operators and Providers in concluding part-time labor contracts between Operator and an Employee in addition to existing labor contracts at Providers primary place of employment? Is it acceptable and practical taking into account the number of Operators an Employee works for? In particular, what are the requirements regarding work time and minimum labor payments that apply for part-time Employees working for three Operators simultaneously as stated above?
Answer # 9
According to art. 60.1 of the Labor code of the Russian Federation employees are entitled to enter into any labor contracts with any other employers in order to work at their off-duty time. As it is directly specified in art. 282 of the Labor code employees have legal opportunity to perform part-time work for several employers. Nevertheless, this liberty is restricted by the obligatory requirement that the total working time for the part-time jobs shall not exceed 4 (Four) hours per day, and a half of the monthly workload officially established for respective categories of employees. The foregoing limit has not to be considered if employees have suspended their work at primary place of employment (due to delay in payment of their salaries) or been discharged from work (if for medical reasons an employee needs to be transferred to another working position). As indicated in art. 285 of the Labor code part-time work shall be paid in proportion to time actually worked by the respective employee.
Taking into consideration mentioned above, please, pay attention to:
1) a fact of conclusion of a part-time job contract immediately triggers the Operator’s obligations conventional to ordinary employer, in particular, to pay not only relevant salaries, but also the federal tax (the personal income tax: 13 % of a salary) and corresponding mandatory contributions to the Pension fund and Social Insurance fund. At the same time, the Operator couldn’t set a salary which doesn’t correspond to the federal or regional minimum established by the Federal law “On minimal employment rate” and specific agreements concluded between governments of respective subjects of the Federation and labor unions. For instance, the present minimum employment rate in Moscow equals to 17 300 rubles a month.
2) the above mentioned restrictions as to maximum working time doesn’t permit the Operator to permanently enjoy a part-time employee’s labor within full-time working day, even though we have sufficient grounds for temporary suspension of the employee’s work at primary place of employment. This can be attributed to temporary character of the above suspension. This situation will be significantly aggravated if an employee starts working for several Operators.
In any event, in case you have special plans with respect to some positions we may discuss them more thoroughly with you to see any possible feasibility.
Question # 10
What shall be taken into consideration during conclusion of part-time labor contracts and preparation of job descriptions for Employers in order to avoid/minimize tax risks.
Answer # 10
As mentioned we believe that part-time system probably does not very effectively matches the necessary needs.
In any case, please consider that we do not envisage peculiar tax risk with respect to part time contracts.
Question # 11
What requirements shall Operator take into consideration for part-time employment of foreign personnel?
Answer # 11
Any foreign employees or officers work in Russia on absolutely the same employment conditions to those established for Russian citizens. However, basic regulations as to the procedure for hiring foreign citizens are absolutely different (see the article below).
Question # 12
Does Russian law requires any specific visas/permits/patents for foreign personnel to conclude part-time labor contracts with three Operators or is it sufficient to have these visas/permits/patents at primary place of employment?
Answer # 12
Russian legislation sets forth absolutely equal obligatory requirements with respect to both full-time or off-hour employment of foreign citizens.
In accordance with the Russian legislation (the Federal Law «About the legal Status of Foreign Citizens in the Russian Federation») all foreign employees may carry out labor activity only on the basis of a special permit (for cases when employees need visa) or a patent (for cases when employees don’t need visa).
Along with the specifications given hereto, please consider that for any foreign employment it is necessary to have an ad hoc labor permit.
In other words, if a foreign worker holds a position (regardless it being full time or part-time) with company A, B and C, he/she shall have three labor permits, one for each company.
Комментариев нет:
Отправить комментарий